Jak zredukować swój zapas w magazynie?

„Pracowniczy” zapas magazynowy (m.in. BHP, środki ochrony osobistej, narzędzia i sprzęt, odzież) oraz materiały eksploatacyjne i pomocnicze są niezbędne w każdym zakładzie. Bez nich często nie da się pracować, a to prowadzi do przestojów. Z drugiej strony takie zapasy zajmują miejsce i generują spore koszty. Czy jest jakieś rozwiązanie? Tak! Optymalizacja procesów magazynowych z automatami od ASD Systems.

Optymalizacja zapasów magazynowych z automatami vendingowymi 

Automaty wydajęce ASD Systems – produkowane w Polsce i wyposażone w autorskie oprogramowanie IDS – umożliwiają szybką i niedrogą optymalizację zaopatrzenia i procesów magazynowych w przedsiębiorstwach, zwłaszcza zakładach produkcyjnych, usługowych oraz logistycznych. Automaty są przystosowane do wydawania różnych produktów – od artykułów BHP i środków ochronnych, przez materiały eksploatacyjne i pomocnicze, po narzędzia, a nawet artykuły biurowe.

Zastąpienie tradycyjnego magazynu oraz jego pracy (opierającej się na sztabie osób odpowiedzialnych za kontrolę, ewidencję i dystrybucję zapasów) siecią automatów wydających zapewnia oszczędności na zaopatrzeniu na poziomie 50% oraz stały i automatyczny monitoring przepływu wszystkich produktów, które są potrzebne w przedsiębiorstwie, a które generują koszty i straty finansowe. 

Jak to działa?

Zapasy produkcyjne i pracownicze pobierane bezobsługowo

Cały zapas magazynowy zmieści się w kilku automatach vendingowych – ich komórki można konfigurować, dopasowywać rodzaje zapasów i liczbę produktów. To ogromna oszczędność powierzchni, którą można inaczej, lepiej spożytkować! 

Pracownik otrzymuje np. swoją kartę zbliżeniową oraz używa jej do pobrania produktu. Automat identyfikuje pracownika i umożliwia mu wybranie potrzebnych artykułów. Pracownik pobiera takie produkty w celu późniejszego ich wykorzystania i… tyle – może wrócić do pracy. To bezobsługowe zaopatrzenie trwa kilka sekund!

Automaty vendingowe, zastępujące tradycyjny magazyn, są dostępne całodobowo. Nie jest już dłużej potrzebna praca kilku czy kilkunastu osób odpowiedzialnych za zaopatrzenie, a całe zarządzanie zapasami może przejąć nawet jedna osoba!

Kontrola zużytych materiałów

W zależności od modelu oraz wersji oprogramowania automaty ASD Systems mają sporo różnych przydatnych funkcji. Jedną z nich jest możliwość etykietowania, czyli przypisywania produktom informacji o ich użyteczności czy terminie przydatności, dzięki czemu pracownicy korzystają z powierzonego im mienia dobrze, świadomie i odpowiedzialnie, ograniczając jego zużycie. A to oczywiście przekłada się na redukcję zaopatrzenia i widoczne oszczędności! 

Drugą opcją jest zwrot używanych i zużytych produktów do automatu. W ten sposób osoba zarządzająca zaopatrzeniem ma wgląd w prawidłowość użytkowania zapasów magazynowych, może je kontrolować i optymalizować ich zużycie. 

Zapas maksymalny i zapas minimalny – pod stałą kontrolą

W zależności od infrastruktury sieciowej przedsiębiorstwa automaty można połączyć z serwerem za pomocą Wi-Fi, Ethernetu czy modemu GSM. 

Wystarczy jedno dowolne urządzenie z dostępem do internetu i osoba zarządzająca magazynem może skorzystać z aplikacji do śledzenia dostępności produktów.

Zarówno zapas maksymalny, jak i też zapas minimalny można nadzorować za pomocą alertów. Jeśli zapasów zacznie powoli brakować, pracownik odpowiednio wcześniej otrzyma tę informację, zamówi i uzupełni potrzebne produkty. Uzupełnianie automatu jest błyskawiczne. Dzięki wykorzystaniu systemu skanowania bębna wiadomo dokładnie, gdzie i ile produktów umieścić.

Stały dostęp do stanu magazynowego

Dzięki aplikacji IDS osoba odpowiedzialna za zarządzanie zaopatrzeniem ma stały dostęp do stanu magazynowego, i to w czasie rzeczywistym. 

Wie, które produkty są dostępne i ile ich jest. Wie, jakich artykułów nie trzeba zamawiać czy uzupełniać i może je skategoryzować jako zapas nadmierny, a o które warto już teraz zadbać (w związku z np. niepewnością dostaw), aby nie dopuścić do powstania braków magazynowych.

Świadoma polityka zamówień zapasów magazynowych

Możliwość zarządzania zapasami magazynowymi z poziomu aplikacji usprawnia pracę zaopatrzeniowca na wiele sposobów. Z jednej strony oszczędza czas i eliminuje pomyłki, które w tradycyjnej dystrybucji i ewidencji się zdarzają. Z drugiej strony zapobiega przestojom w pracy spowodowanym brakami w zaopatrzeniu. A z trzeciej jeszcze – umożliwia prowadzenie świadomej polityki zamówień.

Dzięki stałej kontroli pobrań zarządzający wie nie tylko, które produkty zamówić, a których jest aż nadto. Wie także, ile potrzebnych produktów zamówić, aby zostały wykorzystane w określonym czasie i nie zalegały w nadmiarze na magazynie. Ten system pozwala oszczędzić sporo środków – tych, które dotychczas były „zamrożone” jako zapas nadmierny lub zbędny. 

Ograniczenie dostępu do zapasów magazynowych

Kolejną korzyścią, jaką niesie optymalizacja procesów magazynowych z automatami wydającymi ASD Systems, jest możliwość ograniczenia pracownikom dostępu do wyłącznie takich pozycji asortymentowych, które są im niezbędne do wykonywania swojej pracy.

Pracownik nie ma więc już dostępu do wszystkich zapasów magazynowych. Poza tymi produktami, z których jest uprawniony korzystać, nie może pobrać żadnych innych. To redukuje omyłkowe i przypadkowe pobrania produktów, które później zalegają w niewiadomym miejscu, ale także ogranicza przywłaszczanie sobie narzędzi i artykułów oraz korzystanie z nich w niewłaściwy sposób.

Limitowanie pobrań zapasów magazynowych

Dodatkowo każdemu pracownikowi, z poziomu aplikacji do automatów wydających, można wyznaczyć limit pobrań danego produktu w konkretnym okresie (np. w miesiącu). Zatrudnieni muszą zatem korzystać z powierzonego im mienia świadomie, odpowiedzialnie i zgodnie z jego przeznaczeniem. Produkty są używane przez określony, odpowiednio długi czas, więc ich zużycie się zmniejsza.

Ograniczenie dostępu do zapasów magazynowych oraz limitowanie pobrań obniżają zużycie produktów pracowniczych nawet o połowę! A to już przekłada się na realne, spore oszczędności finansowe.

Błyskawiczne rozliczanie zapasów magazynowych

Wspomnieliśmy już, że całym systemem automatów na magazynie zarządzać może nawet jedna osoba. Poza stałym dostępem do stanu magazynowego oraz kontrolą pobrań produktów i ich zużycia, zarządzający ma dostęp do ogromnej bazy danych, z których narzędzie przygotowuje użyteczne zestawienia i raporty, przydatne np. pracownikom działu finansów, controllingu, zakupów czy księgowości.

Podczas pobierania produktów każdy pracownik może też zaznaczyć odpowiednie dla siebie centrum kosztowe, np. swój dział, sektor czy projekt, w którym uczestniczy. To z kolei ułatwia rozliczenia pomiędzy działami przedsiębiorstwa. 

FAQ:

Jak ograniczyć zapas magazynowy?

Zapasy produkcyjne oraz artykuły dla pracowników można umieścić w automatach wydających ASD Systems. W ten sposób powierzchnia magazynu się zmniejsza, ale jednocześnie można ograniczyć pracownikom dostęp do wybranych produktów oraz nadać im limit pobrań, więc obniża się zużycie zapasów i może być ich mniej! 

Jak kontrolować zapas magazynowy?

Z automatami ASD Systems zarządzający magazynem pracownik ma stały dostęp do stanu magazynowego i kontroluje przepływ produktów. W aplikacji śledzi wszystkie dane o produktach, pobraniach oraz pracownikach, na podstawie których może m.in. wyliczyć wskaźnik obrotu zapasami. 

Ile da się oszczędzić z automatami vendingowymi na magazynie?

Z naszych obliczeń wynika, że z automatami ASD Systems można ograniczyć zużycie zapasów magazynowych o 50% – i tyle samo środków zaoszczędzić! Warto wdrożyć to rozwiązanie ze względów finansowych, ale również celem usprawnienia pracy.