Jak zredukować swój zapas w magazynie?

„Pracowniczy” zapas magazynowy (m.in. BHP, środki ochrony osobistej, narzędzia i sprzęt, odzież) oraz materiały eksploatacyjne i pomocnicze są niezbędne w każdym zakładzie. Bez nich często nie da się pracować, a to prowadzi do przestojów. Z drugiej strony jednak takie zapasy zajmują niekiedy dużo miejsca i generują spore koszty. Doskonałym rozwiązaniem tej kwestii może być optymalizacja procesów magazynowych z automatami od ASD Systems.

Zapas minimalny, maksymalny i nadmierny – co warto wiedzieć?

Zachowanie odpowiedniego poziomu zapasów magazynowych jest istotnym elementem zarządzania zarówno kosztami, jak i dostępną przestrzenią magazynową. To ważne w przypadku firm produkcyjnych, serwisowych i logistycznych. Zbyt mała ilość materiałów i produktów generuje przestoje za duża ilość przedmiotów na magazynie to z kolei zamrożony kapitał oraz przepełnienie dostępnego miejsca. Dlatego właściwa optymalizacja magazynu, a także znajomość takich pojęć jak zapas minimalny, zapas maksymalny oraz zapas nadmierny to podstawowe terminy dla wdrożenia właściwej polityki magazynowej.

Co to jest zapas minimalny?

Zapas minimalny to pojęcie, które określa najniższy akceptowalny poziom zapasu, który zabezpiecza dane przedsiębiorstwo przed brakiem określonego towaru. Pojęcie to istotne jest w przypadku wszelkich opóźnień w dostawach czy też nagłego wzrostu zużycia materiałów. To swojego rodzaju bufor bezpieczeństwa dla zachowania ciągłości funkcjonowania przedsiębiorstwa w tym bieżącego świadczenia usług.

Jeżeli ilość posiadanych produktów firmie spadnie poniżej zapasu minimalnego, przedsiębiorstwu grozi przestój i problem w zrealizowaniu zamówień na czas.

Czym jest zapas maksymalny?

Zapas maksymalny stanowi górny limit stanu magazynowego. Poziom ten nie powinien być nigdy przekroczony i jest on zazwyczaj ustalany na podstawie dostępności przestrzeni magazynowej w danej firmie, a także cyklu rotacji towaru. Istotne są tutaj również koszty magazynowania określonych produktów, a także termin ich przydatności.

Ustalenie poziomu zapasu maksymalnego zapobiega zamrażaniem kapitału, a także przeładowaniu magazynu. Zbyt wysoki zapas może doprowadzić do zwiększenia kosztów przechowywania utrzymania, a także spowodować straty poprzez przeterminowanie materiałów.

Zapas nadmierny – co to jest?

Zapas nadmierny to natomiast stan, w którym ilość zgromadzonego towaru jest wyższa niż bieżące zapotrzebowanie, a także ustalony zapas maksymalny. Taka sytuacja najczęściej wynika z błędów popełnionych w zamówieniach, a także złego prognozowania zapotrzebowania. Wpływ na to ma także brak kontroli nad zużyciem materiałów, czy też nieodpowiednie podejście do kwestii magazynowania i zakup na tzw. wszelki wypadek.

Skutkiem stanu, w którym występuje zapas nadmierny, jest wydanie niepotrzebnych kosztów na magazynowanie i sam towar. W efekcie posiadamy też przestarzałe lub przeterminowane produkty, zablokowany zostaje kapitał obrotowy, a firma obarczona jest większym ryzykiem poniesienia strat magazynowych. Aby uniknąć tego typu skutków, warto wprowadzić nowoczesne systemy magazynowania i innowacyjne technologie w zarządzaniu logistycznym proponowane m.in. przez ASD Systems.

Czym charakteryzują się automaty wydające od ASD Systems?

Automaty wydające ASD Systems to urządzenia produkowane w Polsce i wyposażone w autorskie oprogramowanie IDS. Umożliwiają szybką i niedrogą optymalizację zaopatrzenia i procesów magazynowych w przedsiębiorstwach, zwłaszcza w zakładach produkcyjnych, usługowych oraz logistycznych. Automaty są przystosowane do wydawania różnych produktów – od artykułów BHP i środków ochronnych, przez materiały eksploatacyjne i pomocnicze, po narzędzia, a nawet artykuły biurowe.

Zastąpienie tradycyjnego magazynu oraz jego pracy (opierającej się na sztabie osób odpowiedzialnych za kontrolę, ewidencję i dystrybucję zapasów) siecią automatów wydających zapewnia oszczędności na zaopatrzeniu na poziomie 50% oraz stały i automatyczny monitoring przepływu wszystkich produktów, które są potrzebne w przedsiębiorstwie, a które generują koszty i straty finansowe.

Jak to działa?

Sprawdź, jak działają nasze urządzenia i zadbaj o swoje zapasy, budżet firmy i wiele innych kwestii mających wpływ na efektywność i wydajność przedsiębiorstwa.

Zapasy produkcyjne i pracownicze pobierane bezobsługowo

Cały zapas magazynowy zmieści się w kilku automatach vendingowych – ich komórki można konfigurować, dopasowywać rodzaje zapasów i liczbę produktów. To ogromna oszczędność powierzchni, którą można znacznie lepiej spożytkować niż w przypadku tradycyjnego pomieszczenia magazynowego.

Pracownik otrzymuje np. swoją kartę zbliżeniową oraz używa jej do pobrania produktu. Automat identyfikuje pracownika i umożliwia mu wybranie potrzebnych artykułów. Osoba ta pobiera takie produkty w celu późniejszego ich wykorzystania. Takie bezobsługowe zaopatrzenie trwa kilka sekund.

Automaty vendingowe zastępujące tradycyjny magazyn są dostępne całodobowo. Nie jest już dłużej potrzebna praca kilku czy kilkunastu osób odpowiedzialnych za zaopatrzenie, a całe zarządzanie zapasami może przejąć nawet jedna osoba!

Kontrola zużytych materiałów

W zależności od modelu oraz wersji oprogramowania automaty ASD Systems mają sporo różnych przydatnych funkcji. Jedną z nich jest możliwość etykietowania, czyli przypisywania produktom informacji o ich użyteczności czy terminie przydatności, dzięki czemu pracownicy korzystają z powierzonego im mienia dobrze, świadomie i odpowiedzialnie, ograniczając jego zużycie. A to oczywiście przekłada się na redukcję zaopatrzenia i widoczne oszczędności.

Drugą opcją jest zwrot używanych i zużytych produktów do automatu. W ten sposób osoba zarządzająca zaopatrzeniem ma wgląd w prawidłowość użytkowania zapasów magazynowych, może je kontrolować i optymalizować ich zużycie.

Zapas maksymalny i zapas minimalny – pod stałą kontrolą

W zależności od infrastruktury sieciowej przedsiębiorstwa automaty można połączyć z serwerem za pomocą Wi-Fi, Ethernetu czy modemu GSM. Wystarczy jedno dowolne urządzenie z dostępem do Internetu i osoba zarządzająca magazynem może skorzystać z aplikacji do śledzenia dostępności produktów.

Zarówno zapas maksymalny, jak i też zapas minimalny można nadzorować za pomocą alertów. Jeśli zapasów zacznie powoli brakować, pracownik odpowiednio wcześniej otrzyma tę informację, zamówi i uzupełni potrzebne produkty. Uzupełnianie automatu jest błyskawiczne. Dzięki wykorzystaniu systemu skanowania bębna wiadomo dokładnie, gdzie i ile produktów umieścić.

Stały dostęp do stanu magazynowego

Dzięki aplikacji IDS osoba odpowiedzialna za zarządzanie zaopatrzeniem ma stały dostęp do stanu magazynowego, i to w czasie rzeczywistym. Wie, które produkty są dostępne i ile ich jest, jakich artykułów nie trzeba zamawiać czy uzupełniać i może je skategoryzować jako zapas nadmierny. Ma też dostęp do wiedzy, o które przedmioty warto już teraz zadbać (w związku np. z niepewnością dostaw), aby nie dopuścić do powstania braków magazynowych.

Świadoma polityka zamówień zapasów magazynowych

Możliwość zarządzania zapasami magazynowymi z poziomu aplikacji usprawnia pracę zaopatrzeniowca na wiele sposobów. Z jednej strony oszczędza czas i eliminuje pomyłki, które w tradycyjnej dystrybucji i ewidencji się zdarzają. Z drugiej strony zapobiega przestojom w pracy spowodowanym brakami w zaopatrzeniu i umożliwia prowadzenie świadomej polityki zamówień.

Dzięki stałej kontroli pobrań zarządzający wie nie tylko, które produkty zamówić, a których jest aż nadto. Wie także, ile potrzebnych produktów zamówić, aby zostały wykorzystane w określonym czasie i nie zalegały w nadmiarze na magazynie. Ten system pozwala oszczędzić sporo środków – tych, które dotychczas były „zamrożone” jako zapas nadmierny lub zbędny.

Ograniczenie dostępu do zapasów magazynowych

Kolejną korzyścią, jaką niesie optymalizacja procesów magazynowych z automatami wydającymi ASD Systems, jest możliwość ograniczenia pracownikom dostępu do wyłącznie takich pozycji asortymentowych, które są im niezbędne do wykonywania swojej pracy.

Pracownik nie ma więc już dostępu do wszystkich zapasów magazynowych. Poza tymi produktami, z których jest uprawniony korzystać, nie może pobrać żadnych innych. To redukuje omyłkowe i przypadkowe pobrania produktów, które później zalegają w niewiadomym miejscu, ale także ogranicza przywłaszczanie sobie narzędzi i artykułów oraz korzystanie z nich w niewłaściwy sposób.

Limitowanie pobrań zapasów magazynowych

Dodatkowo każdemu pracownikowi, z poziomu aplikacji do automatów wydających, można wyznaczyć limit pobrań danego produktu w konkretnym okresie (np. w miesiącu). Zatrudnieni muszą zatem korzystać z powierzonego im mienia świadomie, odpowiedzialnie i zgodnie z jego przeznaczeniem. Produkty są używane przez określony, odpowiednio długi czas, więc ich zużycie się zmniejsza.

Ograniczenie dostępu do zapasów magazynowych oraz limitowanie pobrań obniżają zużycie produktów pracowniczych nawet o połowę! A to już przekłada się na realne, spore oszczędności finansowe.

Błyskawiczne rozliczanie zapasów magazynowych

Wspomnieliśmy już, że całym systemem automatów na magazynie zarządzać może nawet jedna osoba. Poza stałym dostępem do stanu magazynowego oraz kontrolą pobrań produktów i ich zużycia, zarządzający ma dostęp do ogromnej bazy danych, z których narzędzie przygotowuje użyteczne zestawienia i raporty, przydatne np. pracownikom działu finansów, controllingu, zakupów czy księgowości.

Podczas pobierania produktów każdy pracownik może też zaznaczyć odpowiednie dla siebie centrum kosztowe, np. swój dział, sektor czy projekt, w którym uczestniczy. To z kolei ułatwia rozliczenia pomiędzy działami przedsiębiorstwa.

FAQ:

Jak ograniczyć zapas magazynowy?

Zapasy produkcyjne oraz artykuły dla pracowników można umieścić w automatach wydających ASD Systems. W ten sposób powierzchnia magazynu się zmniejsza, ale jednocześnie można ograniczyć pracownikom dostęp do wybranych produktów oraz nadać im limit pobrań, więc obniża się zużycie zapasów i może być ich mniej! 

Jak kontrolować zapas magazynowy?

Z automatami ASD Systems zarządzający magazynem pracownik ma stały dostęp do stanu magazynowego i kontroluje przepływ produktów. W aplikacji śledzi wszystkie dane o produktach, pobraniach oraz pracownikach, na podstawie których może m.in. wyliczyć wskaźnik obrotu zapasami. 

Ile da się oszczędzić z automatami vendingowymi na magazynie?

Z naszych obliczeń wynika, że z automatami ASD Systems można ograniczyć zużycie zapasów magazynowych o 50% – i tyle samo środków zaoszczędzić! Warto wdrożyć to rozwiązanie ze względów finansowych, ale również celem usprawnienia pracy.