Czym jest gospodarka magazynowa?
Zanim towar trafi w ręce klienta, jego miejsce jest w magazynie. Sprawne zarządzanie tą przestrzenią jest konieczne dla prawidłowego funkcjonowania całego przedsiębiorstwa. Zasady przyjmowania, składowania, kompletowania, przemieszczania i ewidencjonowania towarów określa gospodarka magazynowa. Jak dobrze nią zarządzać? Poznaj vademecum gospodarki magazynowej i dokonaj optymalizacji w swojej firmie.
Gospodarka magazynowa – definicja
Zgodnie z internetową Encyklopedią Zarządzania gospodarka magazynowa to „działalność przedsiębiorstwa, której celem jest właściwe przechowywanie dóbr materialnych pozwalające zabezpieczyć funkcjonowanie przedsiębiorstwa”. W tej krótkiej definicji kryje się obszerny zakres sposobów na logistyczne zarządzanie magazynem.
Aby lepiej zrozumieć, co to jest gospodarka magazynowa, warto skupić się na tym, jakie są cele magazynowania, a także funkcje magazynu w przedsiębiorstwie. Wówczas znacznie efektywniej można prowadzić szeroko rozumianą politykę magazynową, co przekłada się na kondycję całej firmy.
Główny cel gospodarki magazynowej to stworzenie odpowiednich warunków dla stałego zaopatrywania produkcji, komplementacji materiałów do zużycia, a także wysyłki już gotowych wyrobów. Według Z. Dudzińskiego, autora Vademecum gospodarki magazynowej, optymalne zarządzanie magazynem powinno zapewnić największy efekt przy najmniejszych nakładach pracy.
Funkcje gospodarki magazynowej w firmie
Aby magazynowanie w przedsiębiorstwie było wydajne i efektywne, warto wiedzieć, co obejmuje funkcjonowanie magazynów. Kwestie te nie zawężają się jedynie do składowania towarów. Główne funkcje gospodarki materiałowej i magazynowej to:
- przyjmowanie towarów – to nie tylko odbiór dostaw, ale też kontrola jakościowa i ilościowa i rejestracja w systemie,
- obsługa magazynowa w zakresie składowania – gospodarka materiałowa w firmie jest zorganizowana w oparciu o konkretne zasady, np. LIFO czy FIFO,
- kompletowanie zamówień zgodnie z dokumentami,
- wydawanie produktów,
- inwentaryzacja – gospodarka magazynowa w logistyce to także sprawdzanie stanów magazynowych i prowadzenie ewidencji,
- archiwizacja dokumentacji,
- zarządzanie przestrzenią i zapasami – odpowiednie zagospodarowanie magazynu i rozplanowanie dostępnego miejsca ma wpływ na codzienne funkcjonowanie magazynów,
- wsparcie procesów logistycznych – gospodarka magazynowa i logistyka to dziedziny nierozłączne. Należy zadbać o właściwą koordynację zarówno pomiędzy nimi, jak i z działem transportu, sprzedaży i produkcją.
Istota gospodarki magazynowej to również zapewnienie właściwych warunków pracownikom, zgodności z przepisami BHP i odpowiednie zabezpieczenie zarówno osób przebywających na terenie przedsiębiorstwa, jak i magazynowanych towarów.
Sprawne zarządzanie gospodarką magazynową – dodatek czy konieczność?
Jednym z filarów dobrego zarządzania gospodarką magazynową i całym przedsiębiorstwem zajmującym się handlem jest sprawnie funkcjonujący łańcuch dostaw. Bez niego firma nie realizuje zamówień na czas, ulega dezorganizacji, a pracownicy nie mogą prawidłowo wykonywać swoich obowiązków. Z kolei na działanie łańcucha dostaw wpływa wykorzystywana w firmie logistyka.
Gospodarka magazynowa w firmie prowadzona zgodnie z zasadami logistyki wpływa na wydajne i sprawne funkcjonowanie całego przedsiębiorstwa. Prawidłowe magazynowanie oddziałuje na:
- organizację całej firmy,
- szybkość dostawy dóbr do odbiorców,
- kompletowanie i wydawanie zamówień zgodnie z wymaganiami klientów,
- koszty poniesione na obrót dobrami materialnymi.
Jak zarządzać gospodarką magazynową – zasady logistyki
Terminem, bez którego gospodarka magazynowa nie mogłaby istnieć, jest logistyka. Można ją zdefiniować na kilka sposobów, ale kluczowym założeniem jest zaspokojenie wymogów rynkowych przy minimalnym wkładzie finansowym. Dotyczy to przepływu dóbr materialnych we wszystkich fazach tego procesu – produkcji, dystrybucji czy zakupu.
Logistyką magazynową określa się więc zespół czynności związanych z przepływem towarów przez magazyn. Właściwa gospodarka magazynowa, wykorzystująca zasady logistyki i ekonomii pozwala na:
- zagospodarowanie magazynu w taki sposób, żeby ilość towaru zapewniała ciągłość produkcji, ale nie generowała nadmiarowych kosztów przechowywania,
- przyspieszenie przepływu towarów przez magazyn, a także między poszczególnymi sektorami przedsiębiorstwa,
- identyfikację i uzyskanie oszczędności w zakresie działalności magazynu,
- bezbłędne kompletowanie zamówień, które usprawni obsługę klientów przedsiębiorstwa,
- sprawną wysyłkę wyrobów gotowych,
- stałe koszty utrzymania pracowników.
Gospodarka materiałowo-magazynowa jest więc wieloaspektowym działaniem na korzyść magazynu, pracowników i całej firmy.
Gospodarka materiałowa a gospodarka magazynowa – czym się różnią?
W kwestiach związanych z logistyką ważne jest, aby zrozumieć, czym różni się gospodarka materiałowa od magazynowej, ponieważ nie są to pojęcia tożsame. Gospodarka materiałowa w przedsiębiorstwie ma szerszy zakres i obejmuje cały cykl związany z obrotem materiałami. To planowanie zapasów i zakupy, zaopatrzenie, ewidencjonowanie materiałów oraz kontakty z dostawcami. W zakres gospodarki materiałowej wchodzi też planowanie materiałowe MRP i bezpośrednia współpraca z działem produkcji.
Gospodarka magazynowa ma nieco węższy zakres i wiąże się z przechowywaniem oraz działaniami wykonywanymi w obrębie magazynu. Ma na celu kontrolowanie ruchu towarów i efektywną organizację. To głównie przyjęcia, składowanie, kompletowanie zamówień czy inwentaryzacja. Gospodarka magazynowa, logistyka i związane z nimi działania nie obejmują materiałów już dostarczonych.
Jak sprawić, żeby zarządzanie gospodarką magazynową przebiegało prawidłowo?
Żeby efektywnie prowadzić gospodarkę magazynową i osiągnąć w przedsiębiorstwie wszystkie powyższe korzyści, konieczne jest logistyczne podejście do problemów w trzech obszarach:
- zaopatrzenie – przyjmowanie dóbr materialnych od dostawców, czasowe składowanie i wydawanie ich do produkcji,
- produkcja – rozdysponowanie materiałów do poszczególnych działów produkcji,
- dystrybucja – magazynowanie wyrobów gotowych, kompletowanie ich w zestawy i kierowanie do odbiorców,
Dokładne określenie, jak sprawnie zarządzać gospodarką magazynową, zależy od charakteru działalności. Wraz z profilem przedsiębiorstwa różni się wielkość i typ magazynowanych materiałów (ich wymagania pod względem konserwacji, długości i temperatury przechowywania).
Istnieją jednak uniwersalne zasady, którymi należy się kierować, prowadząc gospodarkę magazynową:
- utrzymywanie odpowiedniego poziomu zapasów,
- wprowadzanie nowoczesnych rozwiązań ulepszających organizację pracy,
- redukcja kosztów transportu,
- wykorzystanie jak największej pojemności składowej, czyli przeznaczonej na magazynowanie towarów i materiałów,
- realizowanie prawidłowo skompletowanych zamówień na czas, bezbłędne dostawy i prawidłowo wystawione faktury,
- dobre wykorzystanie przestrzeni magazynowej – podział magazynu na strefy,
- zaawansowana infrastruktura magazynowa – urządzenia techniki obliczeniowej, urządzenia do pakowania, oprogramowanie, środki transportu wewnętrznego (nowoczesne wózki widłowe itp.).
Wykorzystanie przestrzeni magazynowej
Żaden magazyn nie mógłby istnieć, gdyby nie przystosowana do tego przestrzeń użytkowa. Dla polityki magazynowej firmy ważne jest odpowiednie wykorzystanie tej przestrzeni, czyli maksymalne zagospodarowanie dostępnego miejsca. Każdy metr kwadratowy to koszty dla przedsiębiorstwa. Jednocześnie zbyt mała powierzchnia to ograniczenie ilości gromadzenia zapasów.
Obecnie infrastruktura magazynowa daje dużo możliwości wykorzystania przestrzeni w magazynie i usprawnienia gospodarki magazynowej. Antresole, podesty robocze i regały wysokiego składowania zwiększają przestrzeń do magazynowania towaru. Jeśli magazyn ma imponującą wielkość, doskonale sprawdzą się regały jezdne i przesuwne.
Przestrzeń magazynowa służy nie tylko do składowania materiałów, ale także ich przemieszczania. Służą do tego środki transportu wewnętrznego, takie jak wózki widłowe i dostosowane do nich palety. Planując wyposażenie powierzchni w magazynie, nie można więc zapomnieć o prawidłowym rozplanowaniu dróg transportowych.
Nowoczesne rozwiązania w zarządzaniu gospodarką magazynową
Gospodarka magazynowe w logistyce wraz z postępem technologicznym wchodzi na wyższy poziom. Środki techniczne do obsługi i przechowywania towarów w magazynie wykorzystują dziś coraz więcej innowacyjnych sprzętów i udogodnień. Nowoczesne rozwiązania w zakresie magazynowania można zastosować na większą skalę, wykorzystując informatyczne systemy zarządzania magazynem. Jednym ze sposobów na zautomatyzowanie procesów przebiegających w magazynie jest wdrożenie automatów vendingowych.
Automaty do magazynu służą do dystrybucji takich elementów jak:
- środki ochrony indywidualnej (maski, ochraniacze, nauszniki, hełmy, liny, okulary itd.),
- odzież robocza,
- narzędzia (tzw. inteligentna narzędziownia),
- materiały eksploatacyjne.
Automaty dają pełną kontrolę nad gospodarką magazynową w bardzo prosty sposób: wszelkie dane o produktach i ich kategoriach, stanach magazynowych czy zapotrzebowaniu na wydawany towar są zapisywane we współpracującej z automatami aplikacji. Oprogramowanie pozwala również na konfigurowanie dostępu poszczególnych pracowników do konkretnych dóbr, przyspieszenie przepływu towarów, a także automatyczną ewidencję.
Osoby odpowiedzialne za zarządzanie gospodarką magazynową otrzymują natychmiast wygenerowane raporty i mogą z łatwością nadzorować zużycie artykułów w firmach produkcyjnych. Dzięki temu lepiej planują przyszłe wydatki i asortyment. Wprowadzenie automatów vendingowych znacznie usprawnia pracę osób związanych z gospodarką magazynową w przedsiębiorstwie produkcyjnym, jak i w innych działach czy branżach. To również możliwość wyeliminowania nadużyć i zredukowania przestojów w pracy.
Jak pokazują przykłady case study z magazynów, które stawiają na nowoczesną gospodarkę magazynową, automaty do składowania produktów BHP i narzędzi pozwalają na obniżenie wydatków związanych z zaopatrzeniem, stały dostęp do towarów i lepsze zagospodarowanie przestrzeni magazynu.
Materiały źródłowe:
Encyklopedia Zarządzania. Gospodarka Magazynowa
https://mfiles.pl/pl/index.php/Gospodarka_magazynowa
FAQ:
Czym jest gospodarka magazynowa?
W przedsiębiorstwie magazyn jest miejscem gromadzenia zasobów i składowania dóbr czasowo niewykorzystanych. Gospodarka magazynowa pozwala na logistyczne zarządzanie procesami związanymi z tymi dobrami.
Co jest celem gospodarki magazynowej?
Celem logistycznego zarządzania magazynem jest usprawnienie łańcucha dostaw przy jak najniższych nakładach finansowych, co wpłynie z korzyścią na funkcjonowanie nie tylko magazynu, ale całego przedsiębiorstwa.
Czy jest możliwe uzyskanie oszczędności dzięki odpowiedniej gospodarce magazynowej?
Tak – na przykład dzięki nowoczesnym automatom wydającym do magazynów, które pozwalają na ograniczenie wydatków na dystrybucję dóbr materialnych pracownikom aż o 50%.