Czy wiesz, że możesz automatycznie wysyłać raporty do siebie lub zespołu?

W wielu przedsiębiorstwach raporty z IDS są generowane ręcznie – administrator loguje się do systemu, wybiera zakres dat, ustala filtry i eksportuje pliki. Taki proces zabiera czas i niesie ryzyko błędów. Rozwiązaniem tej niedogodności jest moduł zadania raportów.

Na czym polega moduł zadania raportów?

Zadania raportów w IDS to moduł, który znacząco zwiększa wygodę korzystania z systemu i poprawia jakość danych. Dzięki niej firmy mogą mieć pewność, że raporty są generowane regularnie, w odpowiednim formacie i trafiają tam, gdzie są najbardziej potrzebne – do księgowości, działów kontrolingu czy kadry zarządzającej.

Automatyzacja raportów pozwala zaplanować cykliczną wysyłkę zestawień z IDS – np. cotygodniowy raport z transakcji w piątek o 10:00. Raz skonfigurowany harmonogram działa w pełni automatycznie.

Raporty mogą być wysyłane:

• bezpośrednio na adres e-mail,
• na serwer FTP/SFTP, gdzie trafiają do odpowiednich działów firmy.

Dzięki temu osoby odpowiedzialne za rozliczenia, kontrolę kosztów czy analizę zużycia zawsze mają dostęp do aktualnych i kompletnych danych – bez konieczności „wyklikiwania” ich w systemie.

Dlaczego warto automatyzować raporty?

Ręczne generowanie raportów ma kilka wad – wymaga czasu, obciąża administratorów i zwiększa ryzyko pomyłek. Automatyzacja eliminuje te problemy, zapewniając większą efektywność i spójność danych.

Najważniejsze korzyści biznesowe:

• oszczędność czasu – konfiguracja odbywa się tylko raz, a później raporty przychodzą automatycznie,
• mniejsza liczba błędów – brak ręcznej obsługi to mniej pomyłek i brak ryzyka pominięcia danych,
• stała jakość i spójność danych – wszystkie raporty generowane są w tym samym formacie i z ustalonymi filtrami,
• pewność dostarczenia informacji – raporty trafiają zawsze na czas, np. do działu księgowości.

Scenariusz użycia

Wyobraźmy sobie dużą fabrykę, która co miesiąc otrzymuje rozliczenie od swojego dostawcy odzieży roboczej. Dotychczas dział księgowości musiał samodzielnie generować raporty z IDS, wybierając odpowiednie zakresy i eksportując dane. Po wdrożeniu automatyzacji raportów system sam przygotowuje zestawienie transakcji i wysyła je wprost do księgowości ostatniego dnia miesiąca o godzinie 8:00.

Efekt? Dział księgowości ma kompletne dane zawsze na czas i może natychmiast wystawić faktury, bez dodatkowych opóźnień i manualnej pracy.

Dodatkowe możliwości automatyzacji

Co ważne, raporty mogą być generowane w różnych formatach – np. CSV, XLSX czy XLSX – w zależności od tego, w jaki sposób zespół z nich korzysta. Harmonogramy można dopasować indywidualnie do potrzeb: codziennie, raz w tygodniu, a nawet kilka razy dziennie. Dzięki temu system wspiera nie tylko rozliczenia, ale także bieżącą kontrolę kosztów, analizę zużycia czy monitorowanie działań operacyjnych.

Automatyzacja sprawdza się również w większych grupach kapitałowych – raporty mogą trafiać równolegle do kilku działów, co eliminuje konieczność ich dalszego przekazywania i przyspiesza przepływ informacji w organizacji.

Chcesz dowiedzieć się, jak w Twoim IDS skonfigurować automatyczne raportowanie? Skontaktuj się z naszym działem technicznym – pomożemy Ci dostosować raporty do Twoich potrzeb.