Czy wiesz, że możesz zautomatyzować import danych? 

Automatyzacja importów to funkcja, która pozwala w prosty sposób połączyć IDS z innymi systemami używanymi w firmie, takimi jak ERP, CRM czy systemy kadrowe. Zamiast ręcznego przepisywania danych, w IDS masz możliwość automatycznie pobierać je z przygotowanych plików i aktualizować w swojej bazie.

Czym jest automatyzacja importów?

Automatyzacja importów w IDS to funkcja, która znacząco upraszcza codzienną pracę dużych i średnich firm. Dzięki niej system zawsze dysponuje aktualnymi danymi o pracownikach, asortymencie i cenach produktów, a dostęp do automatów jest nadawany błyskawicznie i bezpiecznie.

To rozwiązanie nie tylko oszczędza czas, ale także pozwala zintegrować IDS z innymi systemami używanymi w przedsiębiorstwie, budując spójne i skalowalne środowisko do zarządzania automatami.

Całość modułu opiera się na tzw. definicjach importu, czyli szablonach, które określają jakie informacje mają być pobierane i jak mają być interpretowane przez system. Raz zdefiniowany import może działać cyklicznie i całkowicie bezobsługowo.

Jakie dane można importować?

Moduł jest bardzo elastyczny, dzięki czemu oszczędzasz swój cenny czas. Pozwala automatyzować obszary zarządzania maszynami vendingowymi, takie jak:

• dane pracowników – automatyczne dodawanie nowych osób i przypisywanie im dostępów,
• uprawnienia i limity – możliwość ustawienia limitów zgodnych z zajmowanym stanowiskiem, np. pracownik może pobrać 3 pary rękawic tygodniowo, a kierownik działu 5 sztuk specjalistycznych narzędzi miesięcznie,
• asortyment – aktualizacja listy produktów dostępnych w automatach,
• ceny produktów – import stawek, które służą do rozliczeń z dystrybutorami dostarczającymi wyposażenie vendingów.
  

Dzięki temu IDS zawsze dysponuje aktualnymi danymi, które są spójne z resztą systemów. Aplikacja IDS może być w ten sposób zintegrowana z ERP, CRM lub innymi systemami klienta.

Dlaczego warto zautomatyzować import danych?

Korzyści z wdrożenia tej funkcji widać szczególnie w dużych organizacjach, ale także mniejsze firmy odczuwają różnicę w codziennej pracy.

Najważniejsze zalety:

• oszczędność czasu – administratorzy nie muszą ręcznie dodawać pracowników czy produktów,
• mniejsze ryzyko błędów – dane trafiają do IDS wprost z systemów źródłowych, bez przepisywania,
• bezpieczeństwo i porządek – dostęp do automatów już od pierwszego dnia pracy mają tylko osoby uprawnione, zgodnie z aktualną bazą pracowników,
• skalowalność procesów – łatwe zarządzanie automatami nawet w zakładach zatrudniających tysiące pracowników,
• integracja z ERP i CRM – IDS działa w pełnej synchronizacji z innymi systemami, dzięki wymianie plików.

Praktyczny scenariusz użycia

Wyobraźmy sobie firmę produkcyjną, która zatrudnia nową grupę pracowników na zmianę nocną. Dział HR dodaje ich dane do systemu kadrowego ERP. Oprogramowanie automatycznie generuje plik i umieszcza go na serwerze FTP (Protokół Transferu Plików). IDS, zgodnie z harmonogramem, pobiera plik o godzinie np. 6:00 rano i aktualizuje bazę użytkowników.

Efekt? Nowi pracownicy od pierwszego dnia mogą pobierać rękawice czy odzież z automatów, bez żadnych opóźnień i dodatkowych formalności. Dział administracji nie musi danych wprowadzać ręcznie, a kierownicy produkcji mają pewność, że każdy ma dostęp do niezbędnych środków BHP.

Chcesz dowiedzieć się, jak automatyzacja importów może działać w Twojej firmie? Skontaktuj się z naszym działem technicznym – pomożemy Ci z obsługą IDS.