Wussten Sie, dass Sie Berichte automatisch an sich oder Ihr Team senden können?

In vielen Unternehmen werden IDS-Berichte manuell erstellt – der Administrator meldet sich im System an, wählt Datumsbereiche aus, legt Filter fest und exportiert Dateien. Dieser Prozess kostet Zeit und birgt Fehlerrisiken. Die Lösung für diese Unannehmlichkeit ist das Berichtsaufgaben-Modul.

Wie funktioniert das Berichtsaufgaben-Modul?

Berichtsaufgaben in IDS sind ein Modul, das den Komfort bei der Systemnutzung erheblich steigert und die Datenqualität verbessert. Damit können Unternehmen sicher sein, dass Berichte regelmäßig, im richtigen Format erstellt und dorthin gesendet werden, wo sie am meisten benötigt werden – an die Buchhaltung, Controlling-Abteilungen oder das Management.

Die Berichtsautomatisierung ermöglicht es, zyklische Versendungen von IDS-Zusammenstellungen zu planen – z.B. einen wöchentlichen Transaktionsbericht freitags um 10:00 Uhr. Ein einmal konfigurierter Zeitplan funktioniert vollständig automatisch.

Berichte können gesendet werden:

• direkt an E-Mail-Adressen
• an FTP/SFTP-Server, wo sie an die entsprechenden Unternehmensabteilungen gelangen

Dadurch haben Personen, die für Abrechnungen, Kostenkontrolle oder Verbrauchsanalysen verantwortlich sind, immer Zugang zu aktuellen und vollständigen Daten – ohne sie im System “zusammenklicken” zu müssen.

Warum lohnt sich die Automatisierung von Berichten?

Die manuelle Berichtserstellung hat mehrere Nachteile – sie erfordert Zeit, belastet Administratoren und erhöht das Fehlerrisiko. Die Automatisierung eliminiert diese Probleme und gewährleistet höhere Effizienz und Datenkonsistenz.

Die wichtigsten Geschäftsvorteile:

• Zeitersparnis – die Konfiguration erfolgt nur einmal, danach kommen Berichte automatisch
• Weniger Fehler – keine manuelle Bedienung bedeutet weniger Versehen und kein Risiko ausgelassener Daten
• Konstante Qualität und Datenkonsistenz – alle Berichte werden im gleichen Format und mit festgelegten Filtern generiert
• Gewährleistete Informationslieferung – Berichte kommen immer pünktlich an, z.B. an die Buchhaltungsabteilung

Anwendungsszenario

Stellen Sie sich eine große Fabrik vor, die monatlich eine Abrechnung von ihrem Arbeitskleidungslieferanten erhält. Bisher musste die Buchhaltungsabteilung selbständig Berichte aus IDS generieren, entsprechende Bereiche auswählen und Daten exportieren. Nach der Implementierung der Berichtsautomatisierung bereitet das System automatisch eine Transaktionsübersicht vor und sendet sie am letzten Tag des Monats um 8:00 Uhr direkt an die Buchhaltung.

Das Ergebnis? Die Buchhaltungsabteilung hat immer pünktlich vollständige Daten zur Verfügung und kann sofort Rechnungen ausstellen, ohne zusätzliche Verzögerungen und manuelle Arbeit.

Zusätzliche Automatisierungsmöglichkeiten

Wichtig ist, dass Berichte in verschiedenen Formaten generiert werden können – z.B. CSV, XLSX oder PDF – je nachdem, wie das Team sie verwendet. Zeitpläne können individuell an die Bedürfnisse angepasst werden: täglich, einmal pro Woche oder sogar mehrmals täglich. Dadurch unterstützt das System nicht nur Abrechnungen, sondern auch laufende Kostenkontrolle, Verbrauchsanalysen oder die Überwachung operativer Aktivitäten.

Die Automatisierung bewährt sich auch in größeren Kapitalgruppen – Berichte können parallel an mehrere Abteilungen gesendet werden, was die Notwendigkeit ihrer weiteren Weiterleitung eliminiert und den Informationsfluss in der Organisation beschleunigt.

Kontakt

Möchten Sie erfahren, wie Sie in Ihrem IDS automatische Berichterstellung konfigurieren können? Kontaktieren Sie unsere technische Abteilung – wir helfen Ihnen dabei, Berichte an Ihre Bedürfnisse anzupassen.