Safety stock – czym jest i jak działa zapas bezpieczeństwa?

Im większe przedsiębiorstwo produkcyjne, tym także dotkliwsza staje się konieczność zorganizowania przestoju w pracy. A tę wywołać może brak już choćby jednego surowca czy produktu. Niedotrzymane terminy, kary i opóźnione wpływy finansowe generują gigantyczne straty. Jak takiemu zjawisku przeciwdziałać? Jedną z odpowiedzi jest safety stock!

Safety stock, czyli zapas bezpieczeństwa – co to jest i jak działa?

Zapas bezpieczeństwa lub zapas zabezpieczający, a z angielskiego – safety stock, to termin określający zjawisko magazynowania przez przedsiębiorstwo zapasu towarów i surowców w ilości przekraczającej bieżące zapotrzebowanie na wypadek wystąpienia braku tych produktów pod wpływem czynników zewnętrznych.

Termin safety stock oznacza też poziom zapasu bezpieczeństwa wyrażony w liczbach.

Główną funkcją zapasu bezpieczeństwa jest zmniejszenie ryzyka braku zapasów, czyli niedoboru półproduktów, surowców i opakowań, i umożliwienie planowej pracy przedsiębiorstwa w takiej podbramkowej sytuacji. Safety stock ma zachować zdolność zakładu do zaspokojenia popytu na towar i zachowania ciągłości produkcji.

Zapasy bezpieczeństwa utrzymuje się też na okoliczność niepewności popytu i podaży lub wydajności produkcji. Safety stock działa jako zapas bufory w takich momentach, gdy np. poziom sprzedaży towaru przewyższa ten prognozowany bądź gdy pojawiają się nieplanowane opóźnienia w dostawie surowców czy produktów.

Dlaczego warto zadbać o zapas bezpieczeństwa?

Utrzymywanie optymalnego poziomu zapasu bezpieczeństwa to skuteczna strategia – potrzebna każdemu przedsiębiorstwu produkcyjnemu. Nawet jeśli firma opracuje już zoptymalizowaną strategię prognostyczną, prawdopodobieństwo wymknięcia się poziomu konsumpcji spod kontroli jest bardzo realne – zmiany rynkowe współcześnie stają się coraz bardziej dynamiczne, ale też coraz większa liczba branż notuje już zjawisko sezonowości sprzedaży.

Szacowany czas dostawy surowców bądź produktów wymaga dodatkowej kalkulacji, jaką jest margines opóźnienia, który może wynikać z problemów logistycznych czy też trudnych warunków atmosferycznych lub zupełnie różnych, losowych sytuacji. W tym czasie funkcją zapasu bezpieczeństwa jest zaspokojenie zapotrzebowania do momentu dostawy, czyli przywrócenia standardowych stanów magazynowych.

Zatrzymanie linii produkcyjnej z powodu braku zapasów, nazywane także kosztami niedoboru zapasów, jest jedną z największych obaw każdego przedsiębiorstwa i może prowadzić do gigantycznych strat, często niemożliwych do odrobienia.

Odpowiednia wielkość zapasu bezpieczeństwa jest zatem nieodzowna – przygotowuje przedsiębiorstwo na wypadek nieprzewidzianych zdarzeń, daje większą pewność.

Jakie są zagrożenia związane z zapasem bezpieczeństwa?

Z drugiej strony równie powszechną strategią jak utrzymywanie safety stock, jest też próba ograniczania tego poziomu zapasu bezpieczeństwa. Duża ilość zapasowych towarów to po pierwsze zamrożone pieniądze, a po drugie wysoki koszt magazynowania. Przechowywane zbyt długo materiały mogą też niszczeć czy tracić swoje właściwości i zabezpieczający zapas nie zostanie wykorzystany – firma straci.

Nie można jednak stwierdzić, że zapas bezpieczeństwa jest niepotrzebnym kosztem – koszt zatrzymania linii produkcyjnej (a tym samym brak sprzedaży i kary finansowe za niedotrzymanie terminów) jest nieporównywalnie wyższy, zatem podstawą safety stock jest jego odpowiednia optymalizacja.

Jak obliczyć potrzebny poziom zapasów bezpieczeństwa?

Zapas zabezpieczający oblicza się na podstawie wzorów matematycznych, które uwzględniają różne zewnętrzne czynniki (takie jak zmienność zapotrzebowania, czas realizacji dostawy i poziom obsługi klienta przez firmę).

Zapas bezpieczeństwa jest ściśle wyznaczonym odsetkiem zapasu manipulacyjnego, a wynika również z danych sprzedażowych i prognoz.

Do obliczania safety stock coraz więcej przedsiębiorstw wykorzystuje zaawansowane systemy informatyczne: zautomatyzowane i bazujące na nowych technologiach takich jak sztuczna inteligencja i uczenie maszynowe.

Gdzie magazynować safety stock – zapas bezpieczeństwa?

Aby obniżyć koszt magazynowania zapasu bezpieczeństwa, ale nie tylko jego – także np. materiałów pomocniczych czy eksploatacyjnych, narzędzi oraz artykułów BHP – warto zaangażować niestandardowe rozwiązania. Jednym z nich są np. inteligentne magazyny: automaty vendingowe ASD Systems. Mieszczą produkty o różnych gabarytach, a dzięki możliwości konfiguracji dopasowuje się je do bieżących potrzeb.

  • Ułatwienie wydań z magazynu: samoobsługowa dystrybucja dostępna 24 godziny na dobę, niezależnie od zmiany. Pracę kilku osób odpowiedzialnych za zaopatrzenie wykonuje jedna maszyna. Zarządzający ma dostęp do poziomu zapasu w czasie rzeczywistym i ustawia alerty dla minimalnych wartości.
  • Ograniczenie zużycia produktów. Każdy produkt może pobrać wyłącznie osoba do tego upoważniona i w określonej w czasie liczbie. Limity pobrań oraz ograniczanie dostępu mogą zmniejszyć koszty zaopatrzenia 0 50% i pozwalają prowadzić zrównoważoną, świadomą politykę zamówień.
  • Automatyczna ewidencja wydań. Ewidencja w czasie rzeczywistym to nie tylko ułatwienie pracy zaopatrzeniowcom, ale również brak pomyłek i łatwość rozliczeń pomiędzy działami lub sektorami w firmie. Aplikacja do automatów wydających umożliwia tworzenie przydatnych zestawień i raportów.
  • Magazyn pod stałą kontrolą. Automaty BHP, na materiały, narzędzia czy zapasy produkcyjne identyfikują pracowników, zarządzający ma więc przepływ wszystkich produktów pod kontrolą, ma też dostęp do wszystkich potrzebnych danych do optymalizacji polityki magazynowej w przedsiębiorstwie.

FAQ:

Co to jest safety stock?

Safety stock to zapas bezpieczeństwa, czyli zapas towarów i surowców magazynowany na wypadek wystąpienia braku zapasów manipulacyjnych, które spowodować może np. zmienność zapotrzebowania, zwiększenie średniego popytu czy zmiany w cyklu dostawy (np. wydłużony czas realizacji dostawy materiałów).

Po co organizuje się zapas bezpieczeństwa?

Zapas bezpieczeństwa organizuje się w celu wyeliminowania negatywnych skutków braku zapasów produkcyjnych – np. przestoju w pracy przedsiębiorstwa, a co za tym idzie: utracenia ciągłości produkcyjnej i dużych strat finansowych.

Jak wykorzystać automaty vendingowe w przedsiębiorstwie?

Automaty wydające wykorzystuje się w przedsiębiorstwie do magazynowania różnych produktów, w tym np. zapasu bezpieczeństwa, materiałów pomocniczych, artykułów BHP i środków ochronnych czy narzędzi. 

Podobne wpisy