Jakie korzyści w zarządzaniu zakupami daje system automatycznej dystrybucji produktów?

W zakładzie produkcyjnym dział zakupów często dowiaduje się o potrzebie zamówienia dopiero wtedy, gdy ktoś na hali zgłasza brak rękawic, narzędzia, materiału eksploatacyjnego albo innego produktu potrzebnego do pracy. W takiej sytuacji planowanie zakupów opiera się na zgłoszeniach, szacunkach i danych z kilku różnych źródeł.

System automatycznej dystrybucji produktów pozwala uporządkować ten proces. W praktyce nie chodzi wyłącznie o sam automat wydający. Rozwiązanie tworzą dwie warstwy: automat wydający, który kontroluje fizyczne wydawanie produktów oraz aplikacja IDS, która gromadzi i analizuje dane o pobraniach i na bieżąco je raportuje do wskazanych osób.

Dla działu zakupów oznacza to dostęp do informacji o rzeczywistym zużyciu, a tym samym lepszą podstawę do planowania zamówień, kontroli asortymentu i budżetowania.

Najważniejsza korzyść jest prosta: automat wydający połączony z aplikacją IDS zamienia zarządzanie zakupami MRO i BHP z decyzji podejmowanych „na oko” w proces oparty na danych o realnym zużyciu. Informacje mogą wspierać planowanie zamówień, ograniczenie zakupów awaryjnych, alokację kosztów do działów oraz pełną historię pobrań.

Planowanie zapotrzebowania na danych, nie „na oko”

Jednym z podstawowych problemów w zakupach w firmie produkcyjnej jest określenie, ile danego produktu rzeczywiście będzie potrzebne w kolejnym okresie.

Jeżeli informacje o zużyciu pochodzą głównie z telefonów, wiadomości e-mail, arkuszy kalkulacyjnych lub ręcznych zestawień, dział zakupów nie zawsze ma pełny obraz sytuacji. W praktyce trudno wtedy odróżnić rzeczywiste zapotrzebowanie materiałowe od jednorazowego zwiększenia pobrań albo nieuzasadnionego zapasu.

Automat wydający rejestruje pobrania, a aplikacja IDS pozwala pracować na zgromadzonych danych. Zużycie można analizować między innymi w odniesieniu do produktów, pracowników, działów czy centrów kosztów.

Dzięki temu proces zakupowy w firmie może opierać się na historii rzeczywistego zużycia, a nie wyłącznie na deklaracjach.
Pomocne są również cykliczne raporty. Aplikacja IDS może automatycznie wysyłać raporty zużycia do wskazanych osób, dzięki czemu informacje nie muszą być każdorazowo przygotowywane ręcznie.

Więcej o tej funkcji można przeczytać w artykule o automatycznym wysyłaniu raportów zużycia na e-mail.

Koniec zakupów awaryjnych i gaszenia pożarów

Brak produktu potrzebnego na stanowisku pracy może oznaczać konieczność szybkiego zamówienia. Dla działu zakupów oznacza to zmianę wcześniej zaplanowanego harmonogramu, dodatkową komunikację z dostawcą i mniej czasu na standardowe porównanie dostępnych możliwości.

W systemie można wykorzystać progi minimalne i zapas bezpieczeństwa, aby wcześniej identyfikować sytuacje, w których stan danego produktu zbliża się do ustalonego poziomu.

Dział zakupów otrzymuje wtedy informację wcześniej, zamiast reagować dopiero na komunikat o całkowitym braku produktu.

Nie oznacza to automatycznego składania każdego zamówienia. Ostateczna decyzja nadal należy do osób odpowiedzialnych za zakupy. System dostarcza jednak danych, które pomagają podjąć tę decyzję we właściwym momencie.

Więcej o tym podejściu można przeczytać w materiale: Safety stock: czym jest i jak działa zapas bezpieczeństwa.

Mniej indeksów dzięki standaryzacji asortymentu

Zakupy stają się bardziej złożone, gdy różne działy zamawiają produkty w wielu wariantach, mimo że ich zastosowanie jest podobne.

Dotyczy to między innymi rękawic, środków ochrony indywidualnej, narzędzi czy materiałów eksploatacyjnych. W przypadku narzędzi ma to bezpośrednie przełożenie na gospodarkę narzędziową.

Automat wydający może być wyposażony w określony katalog produktów, który odpowiada asortymentowi zaakceptowanemu przez firmę. Pozwala to uporządkować produkty dostępne dla pracowników i ograniczyć sytuacje, w których każdy dział tworzy własny sposób zaopatrzenia.

Dodatkowym narzędziem są limity pobrań. Można je przypisywać pracownikom lub całym działom, wykorzystując je nie tylko do kontroli kosztów, ale również do utrzymania przyjętego standardu asortymentowego.

Więcej informacji znajduje się w artykule o limitach pobrań dla pracowników i działów.

Rozmowy z dostawcami na podstawie realnego zużycia

Negocjowanie warunków dostaw wymaga informacji o tym, czego firma faktycznie potrzebuje. Jeżeli dane dotyczące zużycia są niepełne, zamawiany wolumen może być oparty na szacunkach.

Historia pobrań z automatu daje działowi zakupów dodatkowe źródło informacji. Można sprawdzić, jak dany produkt był faktycznie pobierany w określonym czasie i na tej podstawie lepiej przygotować się do rozmowy z dostawcą.

Dotyczy to zarówno bieżących zamówień, jak i planowania cykliczności dostaw.

Dane o rzeczywistym zużyciu mogą również pomóc ograniczać zamawianie nadmiernego zapasu „na wszelki wypadek”. Ma to znaczenie także z punktu widzenia kosztów magazynowania i przestrzeni zajmowanej przez produkty, które nie są potrzebne w danym momencie.

Alokacja kosztów do działów i budżetowanie

Samo określenie, ile produktu zużyła firma, może nie wystarczyć. Dział zakupów i kontroling często potrzebują odpowiedzi na bardziej szczegółowe pytanie: który dział lub obszar wygenerował dane zużycie?

Aplikacja IDS pozwala wykorzystywać centra kosztów oraz przypisywać produkty do odpowiednich obszarów organizacji. System może również uwzględniać cenę przypisaną do danego produktu, dzięki czemu możliwe jest określenie wartości jego zużycia po stronie klienta.

Cena przypisana do produktu służy do określenia kosztu zużycia konkretnej pozycji w automacie.

Takie dane pozwalają spojrzeć na zakupy nie tylko przez pryzmat liczby zamówionych sztuk, ale również ich wykorzystania przez poszczególne działy. To dodatkowa podstawa do planowania budżetów na kolejne okresy. Więcej o tej funkcji można przeczytać w artykule dotyczącym przypisywania ceny do produktu w systemie.

Mniej pracy administracyjnej w dziale zakupów

Znaczną część czasu działu zakupów może zajmować nie samo negocjowanie z dostawcami, ale przygotowanie informacji potrzebnych do podjęcia decyzji.

Jeżeli dane o zużyciu znajdują się w kilku arkuszach, wiadomościach, papierowych rejestrach lub zestawieniach poszczególnych działów, ich zebranie wymaga dodatkowej pracy.

Automatyczna dystrybucja pozwala ograniczyć liczbę takich ręcznych czynności. Dane o pobraniach są rejestrowane przez automat i dostępne w aplikacji IDS, a raporty mogą być generowane cyklicznie zgodnie ze zgłoszonymi potrzebami danej firmy.

W zależności od konfiguracji możliwy jest również automatyczny import danych do systemu firmy, dzięki czemu informacje nie muszą być każdorazowo przepisywane.

Więcej informacji na ten temat znajduje się w artykule Czy wiesz, że możesz zautomatyzować import danych?

Pełna audytowalność: kto, co i kiedy pobrał?

Dla działu zakupów ważna jest nie tylko informacja o tym, ile produktu zostało wydane. Istotne jest również ustalenie, kto, kiedy i jaki produkt pobrał.

Aplikacja IDS rejestruje działania użytkowników, tworząc historię operacji związanych z wydawaniem produktów. Dzięki temu dane przedstawione w raporcie można powiązać z konkretnymi zdarzeniami.

Ma to znaczenie podczas kontroli wewnętrznych, analizowania nietypowego zużycia czy przygotowywania uzasadnienia dla planowanego budżetu.

Z perspektywy zakupów audytowalność oznacza przede wszystkim większą przejrzystość. Zamiast szukać informacji w wielu miejscach, można wykorzystać dane zgromadzone w jednym systemie.

Szczegóły opisaliśmy w artykule: Czy wiesz, że aplikacja IDS rejestruje wszystkie działania użytkowników?

FAQ: najczęściej zadawane pytania

Zacznij od audytu zużycia

Automat wydający nie zastępuje działu zakupów. Dostarcza mu natomiast danych, których często brakuje w tradycyjnym modelu zaopatrzenia.

Rzeczywiste pobrania, historia zużycia, progi minimalne, limity, centra kosztów i raporty pozwalają spojrzeć na zakupy MRO i BHP jako na proces, który można mierzyć i analizować.

Jeżeli chcesz sprawdzić, jak takie rozwiązanie mogłoby wyglądać w Twoim zakładzie, zacznij od analizy obecnego sposobu zaopatrzenia.

Powiązane artykuły

• Aplikacja IDS do zarządzania automatami
• Safety stock: czym jest i jak działa zapas bezpieczeństwa
• Automatyczne raporty zużycia na e-mail
• Automatyczny import danych
• Limity pobrań dla pracowników i działów
• Rejestr działań użytkowników w aplikacji IDS